Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
Cơ cấu bộ máy tổ chức phải mang tính tối u: Cơ cấu bộ máy tổ chức phải có
đầy đủ các phân hệ, bộ phận, các vị trí công tác nhằm thực hiện tất cả các
hoạt động của tổ chức.Mối quan hệ giữa các phân hệ, bộ phận, các vị trí công
tác và giữa tổ chức với môi trờng phải hợp lý
Cơ cấu tổ bộ máy tổ chức phải phù hợp tơng thích với sứ mệnh và chiến lợc
của tổ chức. Cơ cấu bộ máy tổ chức là công cụ chiến l ợc để thực thi sứ mệnh
và chiến lợc của tổ chức.
Cơ cấu bộ máy tổ chức phải bảo đảm tính linh hoạt, cơ cấu bộ máy tổ chức là
hệ thống tĩnh. Khi có sự thay đổi dẫn đến sự thay đổi về cơ cấu bộ máy tổ
chức phải đợc tiến hành một cách rất thận trọng, bởi vì sự thay đổi này sẽ làm
ảnh hởng đến vận mệnh của nhiều ngời
Quản lý đợc sự thay đổ của tổ chức
- Hiểu đợc tính tất yếu của sự thay đổi
- Dự báo đợc sự thay đổi có thể có
- Chủ động thay đổi cho tổ chức thích nghi sự thay đổi của môi trờng
Cơ cấu bộ máy tổ chức phải bảo đảm tính hiệu quả công cụ thực hiện mục tiêu
của tổ chức nó phải đợc thực hiện với chi phí là nhỏ nhất. Bởi vì cơ cấu bộ
máy tổ chức đợc tính vào giá thành sản phẩm và dịch vụ.
Tuân thủ qui trình thiết kế cơ cấu bộ máy tổ chức. Thiết kế đ ợc hiểu là hoàn
thiện, đổi mới hoặc xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức mới, qui trình thiết kế nh
sau:
1- Nghiên cứu và dự báo môi trờng
Bên trong
. Điểm mạnh của cơ cấu bộ máy tổ chức
. Điểm yếu của cơ cấu bộ máy tổ chức
. Chiến lợc của tổ chức là gì?
5
Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
.Xem xét thực trạng của cơ cấu bộ máy tổ chức đã và đang tồn tại nh thế nào; điểm
mạnh; điểm yếu của cơ cấu bộ máy tổ chức cũ
Bên ngoài
. Cơ hội của cơ cấu bộ máy tổ chức về môi trờng;
Môi trờng vĩ mô
Môi trờng vi mô
. Thách thức bên ngoài đối với tổ chức
2- Phân tích chiến lợc của tổ chức để tiến hành nên tập hợp các chức năng,
nhiệm vụ, hoạt động công việc
5- Xây dựng cơ chế phối hợp các cá nhân, phân hệ, bộ phận trong cơ cấu bộ
máy tổ chức
4- Trao cho họ các vị trí, các bộ phận, các phân hệ, các nguồn lực( nhân lực, vật
lực, tài lực, thông tin, quyền hạn, trách nhiệm )
3- Hợp nhóm các công việc, các hoạt động, nhiệm vụ, chức năng để hình thành
nên các bộ phận, phân hệ
6-Thể chế hóa cơ cấu tổ chức, xây dựng sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức. Xây dựng
cơ chế cho tổ chức hoạt động của cơ cấu bộ máy tổ chức
5. Các nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức:
Không một yếu tố riêng lẽ nào có thể quyết định cơ cấu của một tổ chức. Ng ợc lại
cơ cấu tổ chức chịu ảnh hởng của nhiều yếu tố tố thuộc về môi trờng bên trong và
bên ngoài tổ chức, với mức độ tác động thay đổi theo từng trờng hợp. Có những yếu
tố cơ bản đó là:
Chiến lợc của tổ chức
Qui mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức
Công nghệ.
Thái độ ban lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân viên.
Môi trờng
Chiến lợc:
Chiến lợc và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong cơ sở phân tích (1)
các cơ hội và sự đe doạ của môi trờng, và (2) những điểm mạnh yếu của tổ chức
trong đó cơ cấu đang tồn tại. Ngợc lại, là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến l -
ợc, cơ cấu tổ chức sẽ phải đợc thay đổi khi có sự thay đổi chiến lợc. Động lực khiến
6
Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
các tổ chức phải thay đổi là cơ cấu kém hiệu quả của những thuộc tính cũ trong việc
thực hiện chiến lợc. Các nghiên cứu cho thấy quá trình phát triển của một tổ chức
để đảm bảo sự tơng thích với chiến lợc thờng trải qua các bớc sau:
Xây dựng chiến lợc mới
Phát sinh các vấn đề quản lý
Cơ cấu tổ chức mới, thích hợp hơn đợc đề xuất và triển khai
Đạt đợc thành tích mong đợi
Tuy sự thay đổi về chiến lợc không phải bao giờ cũng bắt buộc phải có sự thay đổi
về cơ cấu tổ chức( nh một số doanh nghiệp có thể tăng giá bán để bù đắp cho sự
kém hiệu qủa) các nghiên cứu nói chung ủng hộ ý tởng rằng cơ cấu tổ chức phải đi
theo chiều chiến lợc
- Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ
chức là hai mặt không thể tách rời. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì thế nếu không thay đổi theo thì cơ cấu tổ
chức bộ máy cũ xẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt đợc mục tiêu chung của doanh
nghiệp. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
cũng đòi hỏi phải có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý; Song các kết
quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy cần đợc thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh.
Qui mô của tổ chức và độ phức tạp của tổ chức:
Các tổ chức có qui mô càng lớn càng phức tạp thì hoạt động của tổ chức cũng phức
tạp theo. Tổ chức có qui mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thờng có độ
chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hình thức hoá cao hơn, nhng lại ít tập chung hơn
các tổ chức nhỏ, thực hiện không quá phức tạp. Do đó các nhà quản lý cần phải đ a
ra một mô hình cơ cấu bộ máy quản lý sao cho đảm bảo quản lý đ ợc toàn bộ hoạt
động của tổ chức đồng thời làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức
tạp về mặt cơ cấu.
Công nghệ:
7
Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có thể ảnh h ởng
đến cơ cấu của tổ chức . Ví dụ các tổ chức chú trong đến công nghệ cao thờng có
tầm quản lý thấp. Cơ cấu phải đợc bố trí sao cho tăng cờng đợc khả năng thích nghi
của tổ chức trớc sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ. Đáng tiếc là cơ cấu tổ chức
đi sau công nghệ gây ra sự chậm trễ trong việc khai thác đầy đủ công nghệ mới. Các
tổ chức khai thác công nghệ mới thờng có su hớng sử dụng (1) các cán bộ quản lý
cấp cao có học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật (2) Các cán bộ quản lý th ờng có chủ
trơng đầu t cho các dự án hớng vào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ
chức về mặt công nghệ (3) cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm
bảo sự điều phối một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt
động của tổ chức và công nghệ.
Thái độ của lãnh đạo cấp cao:
- Thái độ của lãnh đạo cấp cao:Tác động đến cơ cấu tổ chức các cán bộ quản lý
theo phơng thức truyền thống , thờng thích sử dụng hình thức tổ chức theo chức
năng với hệ thống thứ bậc. Họ ít khi vận hành tổ chức theo ma trận hay mạng l ới.
Hớng sự kiểm soát tập chung, họ cũng không muốn sử dụng các mô hình tổ chức
mang tính phân tán với các đơn vị chiến lợc.
- Năng lực của đội ngũ nhân lực: Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem
xét đến đội ngũ công nhân viên. Nhân lực có trình độ kỹ năng cao th ờng hớng tới
các mô hình quản lý mở. Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có trình độ
tay nghề cao thờng thích mô hình tổ chức theo có nhiều tổ, đội, bộ phận đợc
chuyên môn hoá nh tổ chức theo chức năng, vì các tổ chức nh vậy có sự phân định
nhiệm vụ rỏ ràng hơn và tạo điều kiện cơ hội để liên kết những đối t ợng có chuyên
môn tơng đồng.
Môi trờng của tổ chức:
Những tính chất của môi trờng nh tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có
ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức . Trong điều kiện phong phú về nguồn lực, đồng nhất,
tập chung về nguồn lực và ổn định, tổ chức thờng có cơ cấu về cơ học, trong đó việc
ra quyết định mang tính tập chung với những chỉ thị, nguyên tắc với những thể lệ
8
Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
cứng rắn có thể mang lại hiệu quả cao. Ngợc lại tổ chức muốn thành công trong môi
trờng khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thờng phải
xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định
mang tính chất phi tập chung với các thể lệ mềm mỏng, các bộ phận liên kết chặt
chẽ với nhau và các tổ đội đa chức năng.
Địa bàn hoạt động:
Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của tổ chức đều có sự thay đổi về sự
xắp xếp nhân lực nói chung và nhân lực quản lý nói riêng, do đó dẫn đến sự thay
đổi về cơ cấu tổ chức quản lý. Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của tổ chức
cũng làm ảnh hởng tới cơ cấu của tổ chức bộ máy quản lý.
II - Một số mô hình cơ cấu bộ máy quản lý
1 - Mô hình cơ cấu bộ máy theo chức năng:
Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho các bộ phận riêng biệt
theo chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm theo một chức năng nhất định
Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng
Giám đốc
Trởng phòng nhân sự
Trợ lý giám đốc
Phó giám đốc kinh doanh
Phó giám đốc kỹ thuật sản xuất
Phó giám đốc tài chính
9
Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
Nghiên cứu thị trờng
Lập kế hoạch thị trờng
Quảng cáo
Quản lý bán hàng
Bán hàng
Lập kế hoạch sản xuất
Phòng kỹ thuật
Phòng kiểm soát chất lợng
Phân xởng 1
Phân xởng 2
Lập kế hoạch tài chính
Ngân quĩ
Kế toán chung
Kế toán chi phí
Thống kê và sử lý số liệu
Mô hình tổ chức theo cơ cấu này là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá
nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng. Do vậy sẽ hình thành nên
ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng
nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự
lãnh đạo của nhiều thủ trởng.
Ưu điểm:
Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi lặp lại
hàng ngày
Phát huy đầy đủ hơn những u thế của chuyên môn hoá nghành nghề
Giữ đợc sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu
Đơn giản hoá việc đào tạo
Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và t cách nhân viên
Tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất
Giảm bớt gánh nặng cho ngời lãnh đạo
Nh ợc điểm :
Thờng dẫn đến mâu thuẩn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra chỉ tiêu
và chiến lợc
10
Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
Thiếu sự phối hợp và hành động giữa các phòng ban chức năng.
Chuyên môn hoá quá mức tạo ra cái nhìn hạn hẹp ở các cán bộ quản lý
Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung
Đổ vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho lãnh đạo cấp cao
nhất.
Với mô hình tổ chức chức năng này chỉ phù hợp cho các tổ chức có qui mô vừa
và nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực đơn sản phẩm và đơn thị trờng.
2- Mô hình cơ cấu bộ máy trực tuyến chức năng:
Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng
Lãnh đạo cấp 1
Lãnh đạo chức năng B
Lãnh đạo chức năng C
Lãnh đạo chức năng A
Lãnh đạo cấp 2
Ngời lao động chức năng C
Ngời lao động chức năng B
Ngời lao động chức năng A
Đối tợng quản lý3
Đối tợng quản lý2
Đối tợng quản lý1
Trực tuyến
Chức năng
Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến và cơ cấu
theo kiểu chức năng. Theo đó mối liên hệ cấp dới và lãnh đạo là đờng thẳng, là
quyền tự chủ trong quá trình quyết định, và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định ,
gắn liền với một vị trí quản lý nhất định trong tổ chức. Còn bộ phận chức năng chỉ
làm nhiệm vụ tham mu, điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đa ra ý kiến t
11
Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
vấn cho ngời quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao
động của cán bộ hay bộ phận tham mu là những lời khuyên chứ không phải là quyết
định cuối cùng.
Ưu điểm:
Lợi dụng đợc các u điểm nh; bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện cho việc thực hiện
chế độ một thủ trởng. Thu hút đợc chuyên gia vào công tác lãnh đạo, có điều
kiện sử dụng và phát huy tốt cán bộ hơn, đồng thời phát huy tốt tác dụng của
những ngời có trình độ chuyên môn giỏi, giảm bớt gánh nặng cho ngời lãnh đạo.
Đồng thời đảm bảo đợc quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức.
Nh ợc điểm:
Cơ cấu phức tạp, nhiều vấn đề đòi hỏi ngời lao động phải thờng xuyên giải quyết
mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với các bộ phận chức năng.
3 - Mô hình cơ cấu bộ máy tổ chức theo Ma trận:
Mô hình tổ chức theo ma trận ( theo sơ đồ 1.3) là sự kết hợp của hai hay nhiều
mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, ở đây các cán bộ quản lý theo chức năng và
theo sản phẩm điều đó có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho
cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ
trách.
Ưu điểm:
Định hớng các hoạt động theo kết quả cuối cùng
Tập chung nguồn lực vào khâu xung yếu
Kết hợp đợc năng lực của nhiều cán bộ quản lý và các chuyên gia
Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trờng
Nh ợc điểm:
Hiện tợng song trùng lãnh đạo dẫn đến không thống nhất mệnh lệnh
Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp dễ tạo ra
các xung đột
12
Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
Cơ cấu phức tạp và không bền vững
Có thể gây nhiều tốn kém
Với những u và nhợc điểm trên mô hình cơ cấu tổ chức này đợc sử dụng rộng dãi
trong các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức cần phải thực hiện nhiều dự án nghiên cứu
và triển khai.
Sơ đồ 1.3 Mô hình tổ chức bộ phận theo ma trận
Tổng giám đốc
PTổng giám đốc kỷ thuật
P Tổng giám đốc MAR
PTổng giám đốc sản xuất
PTổng giám đốc tài chính
Trởng phòng thiết kế
Trởng phòng cơ khí
Trởng phòng điện CN
13
Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
Trởng phòng tự động hóa
Chủ nhiệm dự án A
Chủ nhiệm dự án B
Chủ nhiệm dự án C
4 - Mô hình cơ cấu bộ máy tổ chức hỗn hợp:
Sơ đồ 1.4 Mô hình tổ chức bộ máy hỗn hợp tại doanh nghiệp th ơng Mai
Tổng giám đốc
P.Tổng giám đốc kinh doanh
P.Tổng giám đốc tài chính
P.Tổng giám đốc nhân sự
Giám đốc Khu vực Miền Trung
Giám đốc Khu vực Miền Nam
Giám đốc Khu vực miền bắc
Quản lý bán lẽ
Quản lý giao dịch với các cơ quan
Quản lý bán buôn
Đây là kiểu mô hình hợp nhóm các hoạt động cùng tạo ra một sản phẩm hay dịch
vụ, những hoạt động cùng phục vụ một loại khách hàng hay những hoạt động cùng
hoạt động trên một địa bàn nhất định vào một bộ phận hay phân hệ sản xuất.
Ưu điểm:
Hớng phục vụ tạo ra những sản phẩm trọn gói;Phục vụ những khách hàng cụ thể
trên những địa bàn cụ thể;Cho phép chuyên môn hóa một số cơ cấu tổ chức
Nh ợc điểm:
14
Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét