Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
3.8.3 Hướng dẫn sử dụng 71
Giao diện “Đăng nhập” 71
71
3.8.4 Giao diện chính của chương trình 72
3.8.5 Hệ thống menu của chương trình 73
3.8.6 Một số form giao diện và một số báo cáo được in ra 75
PHỤ LỤC 92
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
5
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
LỜI MỞ ĐẦU
Máy tính điện tử (MTĐT) từ khi ra đời, người ta đã thấy được những lợi ích to lớn
của nó. Chẳng hạn như thông tin được xử lý và tìm kiếm cực nhanh, các bài toán dù có
phức tạp và với khối lượng thông tin cần xử lý lớn đều có thể được giải quyết một cách
khá trọn vẹn, nhanh chóng và chính xác. Đến nay, công nghệ thông tin (CNTT) nói
chung và MTĐT nói riêng đã có những bước phát triển vượt bậc và đang được áp dụng
một cách hiệu quả vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người.
Trong lĩnh vực kế toán, việc ra đời các phần mềm kế toán đã góp phần không nhỏ
vào hiệu quả của công tác kế toán, giúp cho người kế toán giảm được một khối lượng
lớn các công việc thủ công mà vẫn tạo ra được các sổ sách, báo cáo với số liệu chính
xác, nội dung đúng theo mẫu quy định. Vì vậy, đối với rất nhiều công ty, nhất là các
công ty lớn, phần mềm kế toán trở thành một công cụ không thể thiếu.
Qua thời gian thực tập ở chi nhánh công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản
và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM, em nhận thấy công ty
đã sử dụng phần mềm kế toán, tuy nhiên các nghiệp vụ về vốn bằng tiền, nhất là việc lưu
trữ thông tin của thủ quỹ lại chưa được hỗ trợ hiệu quả nhờ phần mềm hiện tại. Đó là lý
do em lựa chọn đề tài “Phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi
nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và hàng tiểu thủ
công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM”.
Mục tiêu của bài toán em đưa ra là:
- Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền cho chi nhánh.
- Đưa phần mềm vào ứng dụng tại công ty để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng
tiền.
- Củng cố và nâng cao kỹ năng lập trình với Visual Foxpro
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
6
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Nội dung chính của đồ án gồm có 4 chương:
Chương 1: Nhận thức chung về phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền
trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh UPEXIM Hà Nội
Chương 3: Phân tích hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh UPEXIM
Hà Nội
Chương 4: Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh UPEXIM
Hà Nội
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
7
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
CHƯƠNG 1
NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
1.1. NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1.1 Nhận thức chung về hệ thống thông tin
1.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp gồm các phần tử, các mối quan hệ giữa các phần
tử liên kết với nhau thành một thể thống nhất để thực hiện một chức năng hoặc mục tiêu
nào đó mà từng phần không thể có được.
Thông tin: Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay bản
tin làm tăng thêm sự hiểu biết của một đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự
thực hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.
Hệ thống thông tin: Tuỳ thuộc vào từng quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa
hệ thống thông tin khác nhau. Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thống thông
tin như sau:
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm,
dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một
tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường
Hệ thống thông tin được xác định như tập hợp các thành phần được tổ chức để thu
thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm
soát trong một tổ chức
Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các thiết bị tin học (máy tính và các thiết bị
trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tin học và các thủ tục) và con
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
8
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
người (người sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật,
lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin
Nói tóm lại, mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều có ý chung
đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, xử lý và
truyền thông tin.
1.1.1.2 Kết cấu hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ
các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã
được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination)
hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu
vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra.
Phân tích và xử lý thông tin trong tổ chức:
Trong bất kì một tổ chức nào, cũng có thể xác định 3 hệ thống bao gồm: hệ thống
điều khiển (quản lí), hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống thực hiện. Trong đó, HTTT là
thành tố không thể thiếu của một tổ chức, có vai trò là cầu nối liên kết với 2 hệ thống
còn lại, bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Về mặt kỹ thuật, HTTT có thể được hiểu như một tập hợp của nhiều thành phần liên
hệ với nhau có nhiệm vụ thu thập, quản lí, xử lí, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ
cho việc làm quyết định, phối hợp và điều hành. Về chức năng, HTTT còn có thể sản
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
Nguồn
Phân phátXử lý và lưu trữThu thập
Đích
Kho dữ liệu
9
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
xuất ra các thông tin “chiến lược” giúp những người quản lí và hoạt động phân tích vấn
đề, hình dung ra các đối tượng phức tạp, và làm ra các sản phẩm mới.
Rõ ràng HTTT là một yếu tố cấu thành của một tổ chức. Nhiệm vụ cơ bản của HTTT
trong tổ chức là xử lý các thông tin đầu vào, tức là thông tin dùng cho mục đích hoạt
động của tổ chức nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho
chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ, Từ đó
hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lí thực hiện các chức năng quản lí.
Việc lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có, thực hiện các
chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức đều phải dựa trên cơ sở là
HTTT. Ngoài ra HTTT còn trang bị cho các nhà quản lí các phương pháp kĩ thuật mới
trong xử lí, phân tích và đánh giá. Vì vậy HTTT trở thành một thành phần cơ bản của
một tổ chức, giữ vai trò quan trọng trong thành công của hoạt động quản lí điều hành của
một tổ chức.
Sự ra đời của một tổ chức - từ cổ chí kim - kéo theo một HTTT xuất hiện. Khi chưa
có máy tính, hoạt động của HTTT có thể được thực hiện trên các công nghệ thủ công
như giấy, bút, bộ xử lí cơ bản là bộ óc con người. Ngày nay, phổ biến hơn, nó được thực
hiện bằng các công cụ hiện đại của CNTT và được gọi bằng thuật ngữ - “HTTT dựa trên
CNTT”. Cũng do có ứng dụng CNTT, nên các HTTT chỉ hoạt động thực sự hiệu quả khi
nó buộc phải dựa trên nhiều tính chất đặc thù của công nghệ đặc biệt này.
Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:
Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng
hiện thời hay quá khứ của tổ chức.
Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.
Thông thường hệ thống thông tin không tồn tại một cách riêng lẻ trong bất kỳ một
tổ chức hoạt động. Theo quan điểm cấu trúc hệ thống, trong một tổ chức, hệ thống thông
tin là một tập hợp các hệ thống thông tin chức năng, gồm:
- Hệ thống xử lý tác nghiệp
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
10
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
- Hệ thống thông tin quản lý
- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định.
Nó có mục đích xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ các lãnh vực hoạt
động: tiếp thị, sản xuất, kinh doanh sản phẩm, lao động, tài chính kế toán và các hoạt
động khác. Mỗi một lãnh vực hoạt động này đều liên quan đến các mức hoạt động; từ
hoạt động tác nghiệp, ra các quyết định có cấu trúc, và đôi khi đòi hỏi ra các quyết định
trong tình huống đột xuất, ngoại lệ và thường là các quyết định nửa cấu trúc hoặc không
có cấu trúc. Điều đó có nghĩa rằng các lĩnh vực hoạt động khác nhau trong một tổ chức
hoạt động đều cần có sự trợ giúp của các hệ thống thông tin chức năng khác nhau. Vì
vậy, mỗi hệ thống thông tin chức năng phải thể hiện được vai trò, phương thức hoạt
động cũng như sự liên thông với các hệ thống thông tin chức năng khác trong một tổ
chức hoạt động.
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
11
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG THỂ
1.1.2 Chu trình phát triển một HTTT
Giai đoạn 1: Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu
chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý do vì sao
tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống
dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô tả theo
vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các nguồn
lực cần thiết cho việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề
đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
12
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho
tổ chức.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp
những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc
- Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong đợi
hệ thống sẽ mang lại
Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ thống, làm rõ các yêu
cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách đặc biệt
- Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên
ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện
- Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh
để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời
gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua.
Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để
đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên
- Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kỳ hệ thống phần
cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực
- Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế
hay các đặt tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao
tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông
tin cần thiết cho tổ chức
Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ
chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng.
Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
13
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và
cấu trúc hệ thống
Giai đoạn 4: Lập trình và kiểm thử
- Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn
ngữ lập trình, phần mềm mạng)
- Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)
- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức
năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng
Giai đoạn 5: Cài đặt, vận hành và bảo trì
- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống
- Cài đặt phần mềm
- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi
dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảo
trì.
- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo
- Đưa vào vận hành
- Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống.
1.1.3 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
HTTT quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý,
điều hành của một doanh nghiệp hay một tổ chức.
Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin
phản ánh tình trạng hiện thời và tình trạng kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp. Hệ
thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp các
thông tin có trong cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng tình
trạng hiện thời của doanh nghiệp.
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét