*?/64NO8P
2.1.1.Nhận dạng tổ chức
-Bài toán mô tả hệ thống quản lý ảnh kỹ thuật số của công ty ảnh KTS
-Điạ chỉ công ty :
2.1.2.Mô tả tổ chức
-Mục tiêu của công ty :Đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng:
+ Chụp ảnh thời trang kỹ thuật số
+ Phục chế ảnh cũ
+ Chụp ảnh thẻ
+ Chụp ảnh thường
+ Chụp ảnh tại nơi yêu cầu
+ Scanner ảnh
5
!"#$
Trường ĐHDL Hải Phòng
%*?(3')&)Q
-Đối tượng phục vụ:Công ty đáp ứng phụ vụ mọi khách hàng.Đặc biệt công ty có
nhiều đợt khuyến mãi chụp 1 tặng 1 ảnh cho các khách hàng có thẻ ưu đãi và vào
các dịp lễ.
-Để đáp ứng nhu cầu cho khách hàng một cách tốt nhất công ty thực hiện quản lý
mô hình như sau:
Công ty luôn có nhân viên bảo vệ để kiểm tra người ra vào,trông coi và trả
xe cho khách hàng.Nhận và gửi đồ cho khách,đồng thời theo dõi bảo đảm an ninh
cho công ty.Bộ phận hướng dẫn giới thiệu và hướng dẫn cho khách.Đây cũng là bộ
phận chịu trách nhiệm chụp ảnh cho khách ,in ảnh,quảng cáo và tiếp thị.Phần kiểm
tra và lập hoá đơn,thanh toán tiền ,trả ảnh cho khách,thống kê và báo cáo đều do bộ
phận thanh toán đảm nhiệm.
Khách hàng khi có nhu cầu được chụp ảnh công ty sẽ cấp cho khách hàng
phiếu làm ảnh,phiếu này sẽ ghi rõ thông tin về khách và đó cũng là phiếu sau này
khách đến để lấy ảnh theo thông tin đã ghi trong phiếu.Đồng thời khách hàng cũng
nhận được phiếu trả ảnh.
3.1.1.Sơ đồ
Biên bản sự cố
Kết quả thanh toán
Y/C cung cấp thông tin
Y/C in ảnh
Y/C Chụp ảnh
6
R
!
"#$
&
S)
!"#$
Trường ĐHDL Hải Phòng
%1TU
13J,-VWX.Y.Z
Chụp ảnh Đơn đặt hàng
Gửi hoá đơn
Báo giá
Y/C bổ sung
Kết quả thanh toán
Thông tin sự cố
`
Hình 1.Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống Quản lý ảnh kỹ thuật số
3.1.2.Mô tả chi tiết
[ \](^<Là người quyết định cho việc in ảnh của công ty in
ảnh,cần thống kê tình hình của công ty,thống kê doanh thu,khách hàng,công ty in
ảnh,theo dõi quá trình hoạt động của hệ thống, đưa ra các kỳ khuyến mại.Khi hệ
thống yêu cầu in ảnh thì phải thanh toán với công ty in ảnh.
[(^)<Công ty in ảnh sau khi đưa các thông tin của mình vào hệ
thống sử lý ảnh số.Lãnh đạo công ty sẽ xem xét thấy công ty có thể đáp ứng được
nhu cầu của mình thì cho phép Công ty in ảnh đưa các thông tin của mình về:giá
cả Công ty in ảnh còn cập nhật các thông tin về mình theo dõi thanh toán.
[&<Nhu cầu của khách hàng là tìm kiếm thông tin ,sau đó sẽ có đơn đặt
hàng yêu cầu với hệ thống.Khi khách có nhu cầu chụp ảnh thì phải đăng ký đầy đủ
các thông tin về bản thân và thông tin về ảnh cần chụp.Khi chụp ảnh thì hệ thống sẽ
yêu cầu khách hàng hệ ngày gửi ảnh và thanh toán.
7
\]_
^
Báo cáo
Y/C Báo cáo
Thông tin chi đạo
Các chức năng của hệ thống Quản ký ảnh kỹ thuật số của công ty được mô tả như
sau:
3.3.1. Sơ đồ
8
!"#$
TU
113J,-VWX.Y.Z
!!#$
Hình2.Biểu đồ phân rã chức năng
3.3.2.Mô tả chi tiết mô hình phân rã chức năng
R3`@66D
9
!"#$
Trường ĐHDL Hải Phòng
TU
R3`@
66D
1.1.T/C
quảng cáo
1.2.Đi in ảnh
1.3.Thu
thập TT ảnh
*R3`@
ab:D.
2.1.Ghi
phiếu chụp
2.2.Trả ảnh
2.3.Giải
quyết sự cố
2R3`@
cd6@6
4.1.Chụp ảnh
4.2.Xử lý
ảnh
>RBC
Neb.eb
5.2.Cập nhật
TT ảnh
5.1.Lập báo
cáo
R3`@6
6D
1.1.T/C quảng
cáo
1.2.Đi in ảnh
1.3.Thu thập
TT ảnh
1R3`@
c6be
3.2.Lập phiếu
thanh toán
3.3.Thành tiền
3.4.Quản lý thu
chi
3.5.Hoạch toán
giá thành
3.1.Tiếp nhận
thẻ ưu đãi
1.1.Tổ chức quảng cáo tiếp thị:
Sau khi được sự đồng ý của lãnh đạo công ty,bộ phận này sẽ tổ chức quảng cáo
dưới các hình thức:phát tờ rơi,phát thẻ ưu đãi (thường áp dụng cho các kỳ khuyến
mãi),băng rôn,đề can
1.2:Đi in ảnh:
-Sau khi bộ phận kỹ thuật sử lý ảnh xong sẽ gửi cho bộ phận bộ phận kế toán để
gửi cho bộ phận tiếp thị trực tiếp đi in ảnh.
-Mọi thông tin cần thiết được cập nhật với công ty in ảnh đều được bộ phận tiếp thị
đảm nhiệm:Hợp đồng in ảnh (cùng giám đốc công ty),thông tin thiết bị,thông tin chương
trình khuyến mại,giảm giá
-Ảnh sẽ được in trực tiếp và lấy theo thời gian quy định.
-Trong trường hợp có sai sót về ảnh in :chất lượng kém thì bộ phận giao dịch sẽ xử
lý trực tiếp với công ty.Nếu nguyên nhân do bên in thi ảnh sẽ được in lại.Nếu do bộ phận
kỹ thuật thì ảnh cần được bộ phận kỹ thuật kiểm tra lại.
-Bộ phận in ảnh thanh toán tiền trực tiếp với công ty in ảnh.
1.3:Thu thập thông tin ảnh
-Bộ phận này có nhiệm vụ xem xét thị trường có những thay đổi hay biến động để
tìm giải pháp tốt nhất để tiếp thị và quảng cáo.Xem xét nhu cầu của khách hàng hiện
nay,đặc biệt chú ý nhu cầu của giới trẻ
-Phân tích và đề xuất ra phương án tiếp thị.Phương án sẽ được đưa ra thảo luận
cùng lãnh đạo công ty và các bộ phận có liên quan để tìm ra cách tốt nhất.
*R<3`@ab:D.
10
*R3`@
ab:D.
2.1.Ghi
phiếu chụp
2.2.Trả ảnh
2.3.Giải
quyết sự cố
2.1:Ghi phiếu chụp:
-Sau khi có thoả thuận giữa khách hàng thì bộ phận giao dịch sẽ ghi phiếu chụp
giao cho khách hàng chứa đầy đủ các thông tin cần :Họ tên khách hàng,địa chỉ,điện thoại
liên lạc(trong trường hợp cần thiết).Thông tin của khách hàng được bộ phận giao dịch lưu.
2.2:Trả ảnh:
-Dựa và thông tin đã ghi theo ngày hẹn khách hàng sẽ mang phiếu đến công ty để
nhận ảnh tại phòng giao dịch
2.3:Giải quyết sự cố:
-Khi có sự cố về ảnh chụp (có thể do kỹ thuật hay chưa đúng yêu cầu của khách
hàng,ảnh bị trả lại ) bộ phận giao dịch sẽ trực tiếp làm việc với khách hàng và chuyển
thông tin cho bộ phận kỹ thuật xử lý.
1R<3`@c6be
11
1R3`@
c6be
3.2.Lập phiếu
thanh toán
3.3.Thành tiền
3.4.Quản lý thu
chi
3.5.Hoạch toán
giá thành
3.1.Tiếp nhận
thẻ ưu đãi
3.1:Tiếp nhận thẻ ưu đãi( nếu có)
-Nếu trong thời gian khuyến mại khách hàng dùng thẻ ưu đãi giảm giá thì bộ phận
kế toán tiếp nhận đế tính hoá đơn thanh toán.
3.2:Lập phiếu thanh toán:
-Sau khi nhận phiếu chụp ảnh ,bộ phận kế toán sẽ ghi hoá đơn thanh toán cho
khách.
-Hoá đơn thanh toán được sao làm 2 bản :1 giao cho khách hàng và 1 do bộ phận
kế toán giữ
3.3:Thành tiền:
-Gồm tiền trả trước và tiền còn lại .Khách hàng trả tiền và nhận phiếu thanh toán.
-Lượng tiền ứng trước của khách hàng phải được quy định sao cho để khách hàng
không quay lại lấy vấn đảm bảo không gây thất thoát cho công ty.
3.4:Quản lý thu chi:
-Sau khi thanh toán với khách hàng,bộ phận kế toán phải ghi những thông tin về
lượng ảnh :Số ảnh,cỡ ảnh,thành tiền
-Thanh toán với công ty in ảnh:Theo từng đợt quy định thanh toán với công ty in
ảnh,bộ phận kế toán sẽ thanh toán với công ty in ảnh dưới sự chỉ đạo,giám sát của lãnh đạo
công ty.
3.5:Hoạch toán giá thành:
-Từ bảng giá quy định của cửa hàng ,tính giá thành cho từng loại ảnh .Bộ phận kế
toán phải lập báo cáo hàng ngày ,hàng tháng,hàng quý để đưa lên lãnh đạo công ty duyệt.
2R<3`@cd6@6
12
2R3`@
cd6@6
4.1.Chụp ảnh
4.2.Xử lý
ảnh
4.1:Chụp ảnh
-Sau khi bộ phận giao dịch ghi phiếu chụp ảnh ,khách hàng sẽ mang phiếu chụp
giao cho bộ phận kỹ thuật.Bộ phận kỹ thuật tiếp nhận những yêu cầu về ảnh như:Mục đích
chụp,kiểu ảnh chụp, sở thích chụp đề tìm ra cách chụp ảnh thích hợp nhất vừa ý khách
hàng.Khách hàng sẽ vào phòng chụp và chụp ảnh tại đó.
-Sau khi chụp ảnh xong ảnh sẽ được đưa vào máy và khách hàng sẽ được xem ảnh
trực tiếp để chọn cho mình kiểu ảnh vừa ý nhất.Sau khi xem ảnh khách hành sẽ chọn ảnh
sẽ làm.
4.2:Xử lý ảnh
-Bộ phận kỹ thuật xử lý những yêu cầu của khách như:phóng ảnh cỡ lớn,ảnh chân
dung ,ảnh nghệ thuật ,ảnh thường
-Khi khách hàng đến xem ảnh ,nếu có nhu cầu sửa ảnh thì sẽ được sửa trực tiếp(nếu
có lỗi),hoặc sẽ sửa sau đó theo yêu cầu của khách hàng.
-Khi có lỗi kỹ thuật do bộ phận giao dịch chuyển vào ,bộ phận kỹ thuật hoặc sẽ gặp
khách hàng trực tiếp để xử lý lỗi (tuỳ theo lỗi do khách hay kỹ thuật).
>R<BCNeb.eb
5.1:Lập báo cáo
13
>RBC
Neb.eb
5.2.Cập nhật
TT ảnh
5.1.Lập báo
cáo
-Cuối tuần các bộ phận phải lập báo cáo những công việc trong tuần để tổng hợp.
5.2:Cập nhật thông tin ảnh
-Quyết định mới được Lãnh đạo công ty đưa ra,tất cả thông tin về ảnh mọi bộ phận
đều phải cập nhật.
14
TU
!"#$
Trường ĐHDL Hải Phòng
12e.-FG67806,+C.
1.Hồ sơ khách hàng
2.Hồ sơ công ty in ảnh
3.Phiếu làm ảnh của khách
4.Hoá đơn thanh toán
5.Bảng khuyến mại
6.Bảng giá tiền quy định
7.Biên bản sự cố
8.Giải quyết sự cố
9.Phiếu thăm dò
10.Báo cáo
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét