Thực trạng công tác văn phòng TNHH Dịch vụ Mêkông

* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Hội đồng quản trị:
Đây là bộ phận quyết định những vấn đề quan trọng nhất của công ty
như chiến lược, chính sách.
- Giám đốc :
Là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm trước Hội
đồng Quản trị về kết quả kinh doanh của công ty. Giám đốc được hỗ trợ bởi
hai phó giám đốc là hai người thuộc bộ phận nghiệp vụ du lịch, một người
phụ trách Marketing, một người phụ trách điều hành.
- Khối các bộ phận tổng hợp:
Thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau:
+ Phòng Kế toán: quản lý toàn bộ tài sản vốn có của doanh nghiệp.
Tổng hợp, thanh quyết toán chế độ thu chi tài chính toàn doanh nghiệp theo
đúng quy định của nhà nước, chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của
các đơn vị trực thuộc
+ Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu giúp việc Giám đốc về tổ
chức nhân sự, quản lý cán bộ nhân viên và lao động theo phân cấp quản lý
cán bộ theo Bộ luật lao động quy định.
Quản lý con dấu, các sổ đăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu , in
ấn, tiếp nhận gửi công văn hàng ngày.
Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp hay tiếp khách hàng của
công ty.
Đôn đốc kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về việc thực hiện các
chế độ, chính sách của nhà nước, quy chế doanh nghiệp.
- Khối bộ phận nghiệp vụ du lịch:
5
+ Phòng Thị trường: tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị
trường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền,
quảng cáo thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty. Phối hợp với
phòng điều hành, tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến
mức giá, phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đưa ra những ý
đồ mới về sản phẩm của công ty; ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty
du lịch nước ngoài, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để khai thác các
nguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nước ngoài tại Việt Nam và khách
du lịch Việt Nam. Duy trì các mối quan hệ của công ty với các nguồn khách,
đề xuất và xây dựng phương án mở các công ty, đại diện của công ty ở trong
nước và trên thế giới. Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty với các
nguồn khách; thông báo cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kế
hoạch các đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách.
Phối hợp với các bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình
thực hiện hợp đồng phục vụ khách.
+ Phòng Điều hành: được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của công
ty, nó tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của công
ty. Phòng điều hành như cầu nối giữa công ty với thị trường cung cấp dịch vụ
du lịch. Do vậy, phòng điều hành thường được tổ chức theo các nhóm công
việc(khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô ) hoặc theo các tuyến , điểm du lịch
chủ yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu của công ty. Phòng điều hành
có các nhiệm vụ sau đây:
Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành, cung cấp các dịch
vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị thực gửi
đến. Lập kế hoạch và triển khai các công việc có liên quan đến việc thực hiện
các chương trình du lịch như: đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận
chuyển , đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng. Thiết lập và duy
6
trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải
quan)
Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng và dịch vụ du lịch(khách sạn,
hàng không, đường sắt), lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm có uy
tín và chất lượng. Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phối
hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với công ty gửi
khách và các nhà cung cấp du lịch. Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất
thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
Ngoài những thuận lợi, cơ cấu tổ chức của công ty còn có hạn chế đó là
phòng hướng dẫn chưa được hình thành một cách rõ ràng.
3. Tình hình tài chính của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông.
CƠ CẤU VỐN CỦA CÔNG TY
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Năm
2003
Năm
2004
Năm
2005
So sánh tăng
giảm 04/03
So sánh tăng
giảm 05/04
Tuyệt
đối
% Tuyệt
đối
%
Tổng vốn 175.000 230.000 300.000 55.000 31,43 70.000 30,43
1. Chia
theo tính
chất
+ Vốn lưu
động
95.000 106.000 160.000 11.000 11,57 54.000 50,94
+ Vốn cố
định
80.000 124.000 140.000 44.000 55,00 16.000 12,90
2. Chia
7
theo sở
hữu
+ Vốn chủ
sở hữu
110.000 150.000 200.000 40.000 36,36 50.000 33,33
+ Vốn vay 65.000 80.000 100.000 15.000 23,08 20.000 25,00
Sau gần 6 năm hoạt động có hiệu quả, số vốn cố định của công ty ngày
một tăng lên. Công ty đã tự trang bị hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật ngày một
đầy đủ và đồng bộ hơn. Các phương tiện làm việc tiên tiến, hiện đại, đạt tiêu
chuẩn quốc tế tạo điều kiện rất lớn trong quá trình làm việc của cán bộ nhân
viên trong công ty. Cụ thể: Năm 2004 tổng sô vốn tăng lên so với năm 2003
là 31,43% (55.000 nghìn đồng). Năm 2005 tăng so với 2004 là 30,43%
(70.000 nghìn đồng). Trong đó vốn cố định năm 2004 tăng so với năm 2003
là 44.000 nghìn đồng (55%) và năm 2005 so với 2004 là 16.000 nghìn đồng
(12,90%)
4. Đặc điểm nguồn nhân lực
Hiện tại, Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông có số lượng cán bộ nhân viên
là 14 người. Đội ngũ này còn rất trẻ, có độ tuổi trung bình đều dưới 30 tuổi.
Trong đó số lượng nhân viên của từng phòng ban như sau:
- Một giám đốc công ty .
-Hai phó giám đốc: Một phó giám đốc phụ trách điều hành, một phó
giám đốc phụ trách marketing.
-Một kế toán trưởng .
-Bộ phận nghiệp vụ du lịch.
+Phòng marketing: Gồm 2 người .
+Phòng điều hành: Gồm 6 người trong đó :
Phụ trách mảng khách quốc tế đi vào(Inbound):3 người.
Phụ trách mảng khách quốc tế đi ra (Outbound):1 người.
Phụ trách mảng khách nội địa :1 người.
8
-Bộ phận bổ trợ
+Phong kế toán: 2 người (trong đó có một là kế toán trưởng).
+Phòng Tổ chức hành chính: 7 người
Tất cả nhân viên làm công tác chuyên môn trong công ty đều tốt nghiệp
đại học hoặc trên đại học.
Trong bộ phận nghiệp vụ du lịch, bộ phận quan trọng nhất của công ty
các nhân viên đều phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch tại Trường
đại học KTQD.
Ngoài ra các nhân viên trong công ty có trình độ ngoại ngữ rất khá. Điều
này vô cùng quan trọng trong kinh doanh du lịch. Đặc biệt khi thị trường mục
tiêu của công ty là thị trường Âu- Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, ASEAN. Do
vậy việc các nhân viên của công ty thông thạo tiếng Anh, Nhật Bản, Trung
Quốc… thì rất quan trọng trong quá trình giao dịch với khách hàng.
Trình độ học vấn và trình độ ngoại ngữ của công ty thể hiện qua hai bảng
sau:
TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN VÀ TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ CỦA CÔNG TY
Bộ phận Tổng
số
Trên ĐH ĐH Trên1 Nngữ 1Nngữ
Số
lượn
g
Tỷ lệ
(%)
Số
lượn
g
Tỷ lệ
(%)
Số
lượn
g
Tỷ lệ
(%)
Số
lượn
g
Tỷ lệ
(%)
Marketing 2 1 50 1 50 1 50 1 50
Điều hành 6 0 0 6 100 1 17 5 83
Kế toán 2 0 0 2 100 0 0 3 100
Tổng số 10 1 9 2 9
( Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông )
9
Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông không có đội ngũ hướng dẫn viên
riêng của mình nhưng công ty có đủ mạng lưới hướng dẫn viên, cộng tác viên
chuyên nghiệp có đủ năng lực trình độ để đảm bảo hướng dẫn cho các khách
du lịch của công ty trong các chương trình du lịch nhằm đáp ứng tốt nhất
những nhu cầu của khách du lịch trong thời gian đi du lịch
II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
1. Thị trường của Công ty
Công ty đáp ứng các dịch vụ với 3 đối tượng khách là:
+ Khách Inbound là khách đi du lịch vào lãnh thổ Việt Nam
+ Khách Outbound là khách đi du lich ra ngoài lãnh thổ Việt nam
+ Khách nội địa là khách đi du lịch trong nước
Khách du lịch đến với công ty trong thời gian qua liên tục tăng nhanh
không ngừng do uy tín của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường
Hà nội. Khách du lịch đến với côn ty đa phần là khách du lịch quốc tế đi vào
(inbound) với nhiều quốc tịch khác nhau.
• Số lượt khách của Công ty trong năm 2005
CƠ CẤU KHÁCH CỦA CÔNG TY
Tổng lượt
khách
Khách
Inbound
Khách
Outbound
Khách nội
địa
Tổng số
1472 100 483 2055
Từ đó ta có tỷ lệ khách của công ty Như sau:
Inbound =
2055
1473
.100% = 71%
10
Outbound =
2055
100
.100% = 4,8%
Nội địa =
2055
483
.100% = 23,5%
Theo bảng trên thì cơ cấu tỷ lệ khách trên thì số lượt khách công ty phụ
vụ chủ yếu là khách Inbound chiếm 71% tổng lượt khách điều này chỉ thấy
mảng Inbound của công ty đã hoạt động khá tốt và đóng góp một phần rất lớn
vào sự phát triển của công ty, trong khi mảng Outbound hoạt động kém trong
cả năm số lượt khách Outbound của công ty chỉ có 4.8% tổng lượt khách của
công ty, số khách Outbound chiếm tỷ trọng nhỏ cũng do một phần là có sự
chuyển đổi cơ cấu trong bộ máy công ty chuyển một số nhân viên ở bộ phận
Outbound sang bộ phận Inbound cho phù hợp với yêu cầu của công việc.
Mảng phục vụ khách du lịch nội địa cũng khá tốt nhưng mảng này của công
ty không phải là mảng hoạt động chính mà công ty chỉ tập trung nhiều vào
làm du lịch nội địa ở những mùa mà Inbound ít khách trong vòng 2 tháng từ
tháng 6 đến tháng 8. Trong năm 2003 số lượt khách du lịch nội địa của công
ty là 483 lượt chiếm 23,5% tổng lượt khách của toàn công ty.
• Số ngày khách bình quân
Số ngày khách bình quân của công ty từ 2003-2005 tăng liên tục được
thể hiện qua bảng sau
SỐ NGÀY KHÁCH BÌNH QUÂN CỦA CÔNG TY
Chỉ tiêu 2003 2004 2005
Số ngày khách bình quân 3,50 4,25 4,50
(Nguồn : báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Dịch vụ
Mêkông)
Số ngày khách bình quân của công ty tăng chứng tỏ khả năng thu hút,
giữ chân khách của công ty là tốt đồng thời điều đó cũng thể hiện khả năng tổ
chức của công ty ngày càng trở nên chặt chẽ, có chất lượng hơn nhất là đối
11
với các chương trình du lịch yêu cầu dài ngày hơn và có yêu cầu về chất
lượng cao hơn. Các chương trình hấp dẫn du khách khiến cho khách muốn
kéo dài chương trình cộng với khả năng nhanh nhậy, đáp ứng các nhu cầu
phát sinh của khách hàng.
2. Kết quả kinh doanh
Trong thời gian vừa qua cùng với sự phát triển của toàn ngành du lịch,
Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã có những bước phát triển nhất định, hoạt
động kinh doanh ngày càng có hiệu quả. Tuy chịu nhiều ảnh hưởng của nhiều
biến động về kinh tế, chính trị, trên thế giới và khu vực nhưng Công ty vẫn
làm ăn có lãi đóng góp đáng kể vào toàn ngành du lịch và ngân sách Nhà
nước.
Sau đây là bảng tổng kết doanh thu, chi phí, lợi nhuận, nộp ngân sách
nhà nước của Công ty từ năm 2003-2005.
KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG
Đơn vị:1.000 VND
Chỉ tiêu Năm
2003
Năm
2004
Năm
2005
So sánh 04/03 So sánh 05/04
Tuyệt
đối
% Tuyệt
đối
%
1.Doanh thu 405.824 640.632 720.831 234.808 57,85 80.119 12,51
2.Chi phí 340.037 545.156 615.294 205.119 60,32 70.138 12,86
3.Lợi nhuận 65.787 95.476 105.537 29.689 45,12 10.061 10,53
12
4.Nộp ngân
sách
19.571 23.978 27.236 4.407 22,51 3.258 13,58
(Nguồn :Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông)
Trong những năm gần đây sau khi Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã
ổn định về văn phòng làm việc, đội ngũ nhân viên với trình độ tương đối, các
trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động kinh doanh hiện đại cộng thêm việc
tích cực nghiên cứu thị trường, công ty đã có những bước thành công nhất
định trong hoạt đông kinh doanh của mình. Những thành công đó phần nào
được thể hiện qua doanh thu và lợi nhuận của công ty trong thời gian qua liên
tục tăng lên.
Quá trình sử dụng vốn của công ty được coi là khá hiệu quả thể hiện ở
kết quả kinh doanh trong những năm gần đây. Lợi nhuận và doanh thu của
công ty liên tục tăng lên qua các năm.
- Doanh thu của công ty năm 2003 đạt 405.824 nghìn đồng, năm 2004 đạt
640.632 nghìn đồng tăng 234.808 nghìn đồng (tương ứng 50,85%), năm 2005
đạt 720.831 nghìn đồng tăng 80.199 nghìn đồng (tương ứng 12,52%).
- Về chí phí năm 2003: 340.037 nghìn đồng, năm 2004 là 545.156
nghìn đồng tăng 60%, năm 2005 là 615.294 ngìn đồng tăng 12,86%
- Tuy chi phí tăng nhưng mức độ tăng doanh thu cao hơn mức tăng chi
phí nên lợi nhuận công ty vẫn tăng, năm 2003 lợi nhuận là: 65.787 nghìn
đồng, năm 2004 là 95.476 nghìn đồng và năm 2005 là 105.357 nghìn đồng.
Đồng thời mức nộp ngân sách cũng tăng năm 2003 là 19.571 nghìn, năm
2004 là 23.978 nghìn đồng và năm 2005 là 27.236 nghìn đồng
Qua bảng kết quả kinh doanh ta thấy nhìn chung công ty hoạt động có
hiệu quả, kinh doanh phát triển và có tính ổn định. Trong đó phần doanh thu
tăng nhanh hơn so với chi phí ở chỉ số tuyệt đối cũng như tương đối. Nó thể
hiện sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty. Lý do chính là vì
13
sau sự kiện 11/9, Việt Nam được coi là một trong những điểm đến an toàn
trên thế giới. Trong khi “Bóng ma khủng bố” đang bao trùm lên khắp nơi thì
Việt Nam vẫn là một điểm du lịch yên tĩnh và an toàn. Chính vì lẽ đó mà
lượng khách đến Việt Nam tăng, nó khiến hoạt động kinh doanh của ngành du
lịch Việt Nam nói chung và công ty nói riêng gặp nhiều điều kiện thuận lợi và
hoạt động hiệu quả.
Với hoạt động chính là kinh doanh lữ hành quốc tế, nên trong ba năm
vừa qua 2003 – 2005, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Dịch
Vụ Mêkông là đón khách du lịch quốc tế vào đi du lịch trong nước. Các
chương trình du lịch của công ty thường có số lượng khách đông theo đoàn
(từ 20 – 30 người), thời gian đi du lịch dài. Bên cạnh đó khách du lịch đến với
công ty chủ yếu là khách Châu Âu đặc biệt là khách Pháp, đây là những vị
khách đòi hỏi chất lượng cao. Vì thế để đáp ứng được nhu cầu của thị trường
mục tiêu này, trước sự cạnh tranh gay gắt của các công ty du lịch khác, công
ty đã và đang có sự đầu tư lớn cho công tác tuyên truyền quảng cáo cũng như
tổ chức thực hiện và quản lý chất lượng của chương trình. Công ty thường
xuyên cử các nhân viên có nhiều kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn tham
gia các hội chợ quốc tế và du lịch ra nước ngoài khảo sát thị trường nhằm
tăng cường các môí quan hệ với các bạn hàng. Đồng thời trong nước công ty
cũng thường xuyên tham gia các hội chợ, các sự kiện (festival về du lịch) mà
ngành tổ chức. Hàng năm công ty vẫn tăng cường phát hành các ấn phẩm
quảng cáo như: các tập gấp, bản đồ quảng cáo, sách mỏng giới thiệu về các
chương trình du lịch,… .
PHẦN II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG
I. SƠ LƯỢC VỀ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
14

Xem chi tiết: Thực trạng công tác văn phòng TNHH Dịch vụ Mêkông