- Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ sổ sách kế toán-Những nhân
viên giữ tiền mặt không đợc tiếp cận với các sổ sách kế toán và nhân viên kế toán
không đợc giữ tiền mặt.
- Lập bản danh sách ghi hoá đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền
mặt.
- Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng cho các khoản chi tiêu lặt vặt.
Không bao giờ đợc chi trả vợt sổ, không bao giờ chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả
séc.
- Trớc khi phát hành một số séc để thanh toán, phải kiểm tra số lợng và giá trị
các khoản chi.
- Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng kí séc
2.2. Yêu cầu quản lý các quan hệ thanh toán:
Theo nh khái niệm ở trên, quan hệ thanh toán là sự hình thành trong sự cam kết
của hai bên trong giao dịch thơng mại, trọng giá trình sản xuất Bởi vậy, nó đi liền
với các khoản phải thu, phải trả là những nghĩa vụ ràng buộc con nợ và chủ nợ. Việc
thực hiện tốt các nghiệp vụ phải thu, phải trả có ảnh hởng rất lớn đến sự tồn tại và
phát triển của doanh nghiệp. Vì việc thanh toán đúng các khoản nợ phải trả sẽ tạo
niềm tin, cơ sở và các mối quan hệ làm ăn lâu dài cho doanh nghiệp không gây hiện
tợng chủ nợ chiếm một tỷ trọng vốn lớn dẫn đến tình trạng sản xuất trì trệ và doanh
nghiệp dẫn đến phá sản.
Do vậy, để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp phải trả, phải thu khi phát
sinh phải đợc ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời. Từ đó, giúp cho việc
thanh toán đợc nhanh chóng thuận tiện, tránh đợc những thất thoát không đáng có
xảy ra đối với doanh nghiệp.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp,quan hệ thanh
toán không chỉ liên quan đến một ngời, một bạn hàng mà nó liên quan đến tất cả các
đối tợng khác ở nhiều quốc gia, nhiều doanh nghiệp. Các quan hệ thanh toán ngày
càng trở nên phức tạp hơn, nhất là trong tình hình hiện nay. Trớc đây, giao dịch thơng
mại chỉ diễn ra trên phạm vi một lãnh thổ, một quốc gia thì quan hệ thanh toán đơn
thuần chỉ là trực tiếp bằng tiền mặt. Do có sự mở cửa của nhà nớc, giao dịch thơng
mại đã vợt ra khỏi biên giới và nối liền với nhiều quốc gia khác nên quan hệ thanh
toán đợc mở rộng bằng nhiều hình thức khác nhau nh: séc, hối phiếu, kỳ phiếu
thay thế cho tiền mặt. Các phơng thức thanh toán đợc diễn ra nhanh chóng, thuận tiện
giữa các nớc, các đối tác có quan hệ với doanh nghiệp. Có nhiều phơng thức thanh
toán đợc áp dụng nh: phơng thức nhờ thu, phơng thức ghi sổ, phơng thức chuyển
tiền đặc biệt là ph ơng thức tín dụng chứng từ. Khi áp dụng các phơng thức thanh
toán trên, ngời thanh toán sau khi đã làm xong thủ tục phải báo cho bên đối tác biết
qua điện thoại, Fax, th hay trực tiếp đại diện
5
Tuy nhiên, thời hạn thanh toán còn phải phụ thuộc vào việc làm thủ tục nhanh
hay chậm cho việc giao và nhận hàng, việc chuyển tiền hoặc chuyển séc. Rõ ràng, là
phơng thức thanh toán trả tiền ngay nhng với những thu tục không thể bỏ qua đó, đã
khiến cho thời điểm ngời trả tiền không cùng với thời điểm giao nhận hàng. Hay nói
cách khác, giữa hai bên giao dịch thơng mại, cá nhân với doanh nghiệp vẫn nảy sinh
các khoản công nợ.
Các quan hệ thanh toán rất đa dạng và phong phú cho nên những thông tin
phức tạp về tình hình thanh toán cần đợc tổ chức và quản lí một cách khoa học có hệ
thống, nhằm cung cấp nhanh chóng các dữ liệu cần thiết cho công tác quản lí tài
chính trong doanh nghiệp.
Đối với các quan hệ thanh toán, nhiệm vụ của các nhà quản lí không chỉ dừng
lại ở việc đảm bảo các khoản phải thu, phải trả đợc thanh toán đúng hạn cho từng đối
tợng, theo đúng phơng thức, thời gian đã thoả thuận mà công tác quản lí tài chính
trong doanh nghiệp còn phải đảm bảo cho hoạt động thanh toán đợc thực hiện một
cách linh hoạt và hợp lí nhất. Với một lợng vốn nhất định, dựa trên những thông tin
có đợc về quan hệ thanh toán nợ phải trả, đôn đốc các khoản nợ phải thu nhằm điều
hoà lợng vốn một cách có hiệu quả. Cụ thể là, tận dụng tối đa thời hạn thanh toán các
khoản phải trả và thu hồi nhanh các khoản nợ phải thu thông qua nghiệp vụ chiết
khấu cho khách hàng.
Nh vậy, qua một số đặc điểm của quan hệ thanh toán nảy sinh giữa doanh
nghiệp với các đối tợng có liên quan, ta thấy việc quản lí quan hệ thanh toán rất cần
thiết, giúp cho doanh nghiệp sử dụng vốn có hiệu quả Vấn đề đặt ra là bằng cách
nào để kiểm soát đợc các quan hệ kinh tế tài chính này.
3. Nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền và khoản thu, phải trả
Xuất phát từ những đặc điểm trên và nhằm thoả mãn nhu cầu quản lí về vốn
bằng tiền; các nghiệp vụ thanh toán nảy sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh, công tác hạch toán phần hành này phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
3.1. Đối với hạch toán vốn bằng tiền:
- Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình
chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt. Thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực
tế với sổ sách, phát hiện và xử lí kịp thời các sai sót trong việc quản lí và sử dụng tiền
mặt
- Phản ánh tình hình tăng giảm và số d tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám đốc
việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm
cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời giải phóng
nhanh tiền đang chuyển.
6
Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, hạch toán vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp
quản lí tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thu chi và sử dụng vốn bằng tiền có
hiệu quả cao
3.2. Đối với hạch toán các khoản phải thu, phải trả
- Phản ánh, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh
doanh chi tiết theo từng đối tợng, từng khoản nợ, từng thời gian đợc thanh toán.
- Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần
hành các khoản phải thu phải trả.
- Thực hiện giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình
chấp hành kỷ luật thanh toán trong tài chính và tín dụng.
- Tổng hợp và xử lí thông tin nhanh về tình hình công nợ trong hạn,đến hạn,
quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tốt công nợ, tránh dây da
công nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về
nguyên tệ và quy đổi theo đồng Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam, cuối kì phải điều
chỉnh số d theo tỷ giá thực tế.
- Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả bằng vàng bạc, đá quý, cần chi tiết
theo cả chỉ tiêu về giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế.
- Tuyệt đối không đợc bù trừ giữa 2 bên nợ, có của một số tài khoản thanh toán
nh tài khoản 131, 331 mà phải căn cứ vào số d chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào
các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.
II. Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp:
1. Hạch toán vốn bằng tiền:
1.1. Hạch toán tiền tại quỹ doanh nghiệp:
1.1.1. Nội dung hạch toán tiền tại quỹ:
Tiền tại quỹ của doanh nghiệp gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngân
phiếu, hiện đang quản lí tại doanh nghiệp.
1.1.2.Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 tiền mặt số tiền mặt ngân phiếu thực tế
nhập xuất quỹ.
- Các khoản tiền, vàng bạc, đá quý do các đơn vị khác và cá nhân khác kí cợc,
kí quỹ tại đơn vị, thì việc hạch toán nh các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. dùng
vàng, bạc, đá quý khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm số
lợng, trọng lợng và giám định chất lợng.
- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở và giữ sổ quỹ ghi chép theo trình
tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng,
7
bạc, đá quý tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, đá quí nhận kí cợc,
kí quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ. Thủ quĩ là ngời chịu trách nhiệm
quản lý và nhập, xuất quĩ tiền mặt, ngoại tệ, vàng , bạc, đá quí tại quỹ.
- Hàng ngày, thủ quĩ phải thờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quĩ thực tế và tiến
hành đối chiếu với số hiệu của sổ quĩ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ
quĩ phải tự kiểm tra để xác định đợc nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh
lệch(báo cáo thừa hoặc thiếu). Sổ quĩ tiền mặt đợc mở làm 2 liên, ghi chép và khoá sổ
hàng ngày.
1.1.3.Mẫu sổ kiêm báo cáo quĩ:
Biểu 1 :
Chứng từ
Diễn giải
TK đối
ứng
Số tiền
Thu Chi Thu Chi
Số d đầu tháng
Số phát sinh
Cộng phát sinh
Số d cuối ngày
Kèm theo chứng từ thu, chi
Ngày tháng năm
Thủ quỹ
(ký)
8
1.1.4. Tài khoản sử dụng và ph ơng pháp hạch toán:
1.1.4.1. Tài khoản sử dụng:
- Hạch toán tiền mặt tại quĩ đợc sử dụng trên tài khoản 111-Tiền mặt
- Tài khoản 111 phản ánh tình hình thu, chi, tồn quĩ, tiền mặt tại quĩ của đơn
vị, bao gồm tiền Việt Nam(kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí).
1.1.4.2. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 111 Tiền mặt
Bên nợ:
Ghi giảm các khoản tiền mặt tăng trong kỳ do thu, nhập quĩ tiền mặt, số tiền
mặt thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên có:
Các khoản tiền mặt giảm trong kì do chi, xuất quĩ tiền mặt hoặc số tiền mặt
thiếu phát hiện khi kiểm kê.
D bên nợ:
Các khoản tiền mặt hiện còn tồn quĩ
Tài khoản 111 Tiền mặt gồm có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1111 Tiền Việt Nam: phản ánh thu chi, tồn quĩ tiền Việt Nam và
ngân phiếu tại quĩ.
Tài khoản 1112 Tiền ngoại tệ: phản ánh thu, chi, tồn quĩ ngoại tệ tại quĩ.
Tài khoản 1113 Vàng, bạc, đá quý: phản ánh giá trị vàng, kim khí quí, đá
quí nhập, xuất tồn quĩ theo giá mua thực tế.
1.1.4.3.Trình tự hạch toán tiền mặt ở quĩ.
Kế toán các khoản tăng giảm do thu chi bằng tiền Việt Nam.
BT1: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế VAT theo ph-
ơng pháp khấu trừ thuế:
Nợ TK111 Tiền mặt
Có TK 3331:Thuế GTGT đầu ra phải nộp(TK33311)
Có TK 511 : Doanh thu bán hàng (cha có thuế GTGT)
Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ (giá cha có thuế)
Hoặc:
Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT hoặc
chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là
tổng giá thanh toán( giá đã có thuế) ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
9
Có TK 511: Doanh thu bán hàng( tổng giá thanh toán)
Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ( tổng giá thanh toán)
BT2: Đối với trờng hợp bán hàng theo phơng thức trả góp(hàng hoá thuộc đối
tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế) kế toán xác định doanh thu bán
hàng là giá bán trả một lần cha có thuế GTGT và thuế GTGT, ghi:
Nợ TK111- Tiền mặt
Có TK3331- Thuế GTGT phải nộp
CóTK511-Doanhthubánhàng
Có TK711-Thu nhập HĐTC (lãi bán hàng trả chậm)
BT3: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế
xuất khẩu kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (bao gồm cả
thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu), ghi:
Nợ TK111-Tiền mặt
Có TK 511- Doanh thu bán hàng
Có TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ
- Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp:
Nợ TK 511,512: Doanh thu bán hàng
Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
Có TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu
BT4: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo
phơng pháp khấu trừ thuế đợc phép sử dụng hoá đơn chứng từ đặc thù ghi giá thanh
toán là giá đã có thuế GTGT, kế toán căn cứ vào hóa đơn hàng hoá dịch vụ đã có
thuế để xác định giá không có thuế và thuế GTGT đầu ra theo công thức:
Giá cha có
thuế GTGT
=
Giá thanh toán (giá có thuế GTGT)
1+ (%) thuế suất của hàng hoá, dịch vụ
Số thuế đầu ra phải nộp đợc xác định nh sau:
Số thuế GTGT
đầu ra
=
Giá thanh toán (giá
có thuế GTGT)
- Giá cha có thuế GTGT
Sau khi xác định giá cha có thuế và thuế GTGT đầu ra, ghi:
10
Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 33311:Thuế GTGT phải nộp
Có TK 511: Doanh thu bán hàng (giá cha có thuế)
BT5: Trờng hợp cơ sở kinh doanh trực tiếp bán lẻ, hàng hoá, cung ứng dịch vụ
cho ngời tiêu dùng hàng hoá dịch vụ không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng,
căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ (Mẫu số 05/GTGT) kế toán phân loại
doanh thu bán hàng theo loại hàng hoá, dịch vụ và nhóm thuế suất thuế GTGT, tính
toán doanh thu và thuế GTGT phải nộp, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
- Rút TGNH về quĩ tiền mặt:
Nợ TK 111 (1111,1112) - Tiền mặt
Có TK112 - Tiền gửi ngân hàng.
- Thanh toán các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt nhập quĩ:
Nợ TK 111-Tiền mặt
Có TK 138 - Phải thu khác
Có TK144 - Thế chấp, kí cợc, kí quĩ ngắn hạn.
- Xuất quĩ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng
Nợ TK112 - Tiền gửi ngân hàng
Có TK111 - Tiền mặt
- Xuất quĩ TM hoặc vàng, bạc, đá quí mang đi thế chấp, kí cợc kí quĩ:
Nợ TK144 - Ký cợc, ký quĩ ngắn hạn
Nợ TK244 - Ký cợc, ký quỹ dài hạn
Có TK 111 - Tiền mặt (1111,1113)
- Xuất quĩ tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn hoặc dài hạn, ghi:
Nợ TK121-Đầu t chứng khóan ngắn hạn
Nợ TK221- Đầu t chứng khoán dài hạn
Có TK 111- Tiền mặt (1111, 1112, 1113)
BT6: Chi tiền mặt mua vật t, hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất
kinh doanh , ghi:
- Theo phơng pháp khấu trừ thuế:
11
Nợ TK 152,153, 156 NVL,CCDC, hàng hoá
Nợ TK 611 Mua hàng
Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình
Nợ TK133 Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111 Tiền mặt
- Theo phơng pháp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế
GTGT
Nợ TK 152, 153, 156 NVL,CCDC, hàng hóa (giá có cả thuế)
Nợ TK611 : Mua hàng (giá mua có thuế GTGT)
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (giá mua có thuế GTGT)
Có TK 111 - Tiền mặt
BT7: Mua hàng hoá, dịch vụ dùng ngay vào hoạt động sản xuất kinh doanh
hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ , ghi:
Nợ TK 621, 642, 627, 641, 241
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111: Tiền mặt
BT8: Khi mua hàng hoá giao bán ngay(thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo
phơng pháp khấu trừ thuế) cho khách hàng (không nhập kho), ghi:
Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán (cha có thuế GTGT đầu vào)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111-Tiền mặt
BT9: Khi nhập khẩu hàng hoá, kế toán phản ánh giá trị vật t hàng hoá bao
gồm cả thuế nhập khẩu, ghi:
Nợ TK152,153,156 NVL,CCDC,hàng hoá
Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình
Có TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu
Có TK111 Tiền mặt
- Xuất quĩ tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả
Nợ TK 311- Vay ngắn hạn
Nợ TK 315- Nợ dài hạn đến hạn trả
Nợ TK 331- Phải trả cho ngời bán
Nợ TK 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
12
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên
Nợ TK336- Phải trả nội bộ
Nợ TK338 - Phải trả khác
Có TK111- Tiền mặt
- Nhận kí cợc, kí quĩ của các đơn vị khác bằng tiền, vàng, bạc ghi:
Nợ TK 111-Tiền mặt
Có TK 338(3388): Phải trả phải nộp khác
Có TK224 - Nhận kí cợc, kí quĩ dài hạn
13
Sơ đồ 1:
Sơ đồ hạch toán TK111 (VNĐ)
TK112 TK111 TK152,153,211
Rút TGNH về nhập
quĩ.
Chi mua vật t ,tài sản
(giá cha có thuế)
TK511, 512 TK133
D.thu bán hàng hoá
cha có thuế VAT
Thuế GTGT đầu vào
TK711, 721 TK121.221,112
Thu HĐTC và HĐBT
(cha có thuế VAT)
Mua CK dài hạn, ngắn
hạn, nộp tiền vào tài
khoản ở NH
TK3331
TK641,642,811
Thuế GTGT đầu ra
(tính theo giá bán)
CFí BH, QLDN, HĐBT,
HĐTC =TMặt
TK121,131 TK311,315,341
Các khoản thu khác Chi thanh toán
TK414,415,531
Chi các quĩ, trả tiền ng-
ời mua số hàng bị trả
lại.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét