Luận văn tốt nghiệp 5 Khoa Kế toán
31/05/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán
và các quy định trong Chế độ kế toán DN.
Hệ thống tài khoản
Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài
chính về Chế độ kế toán doanh nghiệp, nhóm tài khoản hàng tồn kho có 9 tài khoản:
Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường;
Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu;
Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ;
Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang;
Tài khoản 155 - Thành phẩm;
Tài khoản 156 - Hàng hoá;
Tài khoản 157 - Hàng gửi đi bán;
Tài khoản 158 - Hàng hoá kho bảo thuế;
Tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán HTK đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ
(HTKSNB) đối với HTK. Hệ thống này cung cấp những thông tin về lượng hàng tồn kho
có trong DN, những thông tin về mua, bán hàng tồn kho cũng như tình hình sử dụng
NVL, công cụ dụng cụ; giá trị sản phẩm dở dang và giá thành sản phẩm nhập kho. Hệ
thống này bao gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ phụ, các sổ nhật ký, sổ cái để theo dõi
HTK kể từ khi mua, đem nhập kho, rồi qua chế biến trở thành thành phẩm và đem đi tiêu
thụ.
Một hệ thống sổ kế toán đơn giản có thể chỉ theo dõi HTK về mặt số lượng. Còn
đối với hệ thống kế toán phức tạp hơn đòi hỏi phải theo dõi HTK cả về mặt giá trị đối
với tất cả các loại HTK; phải có đầy đủ hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp và phải thường
xuyên được đối chiếu định kỳ giữa sổ sách chi tiết với tổng hợp cũng như giữa sổ sách
với thực tế kiểm kê.
Thông thường, các doanh nghiệp sử dụng các loại sổ kế toán sau:
- Thẻ kho (sổ kho);
Đào Thị Nhung Lớp Kiểm toán 46B
Luận văn tốt nghiệp 6 Khoa Kế toán
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá;
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá;
- Bảng kê nhập, xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoá;
- Nhật ký chung;
- Chứng từ ghi sổ;
- Các loại nhật ký chứng từ, bảng kê;
- Nhật ký sổ cái các tài khoản liên quan tới hàng tồn kho;
- Sổ cái các tài khoản liên quan tới hàng tồn kho;
- Bảng phân bổ vật tư;
- Bảng kê tính giá vật tư cuối kỳ;
- …
Các loại sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cho
các cá nhân giữ và ghi sổ.
Trình tự hạch toán hàng tồn kho
Trong hạch toán HTK, DN có thể áp dụng một trong hai phương pháp kế toán
HTK: phương pháp kiểm kê định kỳ hoặc phương pháp kê khai thường xuyên. Việc lựa
chọn phương pháp kế toán HTK áp dụng tại DN phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số
lượng, chủng loại vật tư, hàng hoá và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và
phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.
- Phương pháp kiểm kê định kỳ:
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm
kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp
và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã xuất trong kỳ.
Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại
hàng hoá, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá, vật tư xuất
dùng hoặc xuất bán thường xuyên.
Phương pháp kiểm kê định kỳ HTK có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng
công việc hạch toán nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng hoá xuất dùng, xuất bán bị
ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi.
Đào Thị Nhung Lớp Kiểm toán 46B
Luận văn tốt nghiệp 7 Khoa Kế toán
- Phương pháp kê khai thường xuyên:
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh một cách
thường xuyên, liên tục tình hình hiện có, biến động tăng giảm HTK trên các tài khoản
phản ánh từng loại HTK.
Phương pháp kê khai thường xuyên có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về
HTK một cách kịp thời. Theo phương pháp này, tại bất cứ thời điểm nào, kế toán cũng có
thể xác định được lượng nhập - xuất - tồn của từng loại HTK. Vì vậy, phương pháp này
được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay ở nước ta.
Mỗi phương pháp hạch toán HTK có trình tự hạch toán riêng thể hiện qua các sơ đồ
sau:
Sơ đồ 1.1. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
111, 112 151 152, 153 621, 623… 154 632
Mua ngoài Sang tháng sau Vật tư xuất dùng Kết chuyển Sản phẩm hoàn thành
chưa nhập nhập kho hàng không phải phân bổ xuất tiêu thụ ngay
kho đi đường 142, 242 155, 156
Hàng mua khập kho Xuất vật tư Phân Gia công hoàn Xuất bán,
Trong tháng phải phân bổ bổ thành nhập kho trao đổi…
155
Đào Thị Nhung Lớp Kiểm toán 46B
Luận văn tốt nghiệp 8 Khoa Kế toán
Sản phẩm hoàn thành
154 Xuất vật tư thuê ngoài gia công nhập kho
157
Vật tư thuê ngoài gia công, 622 Xuất hàng Hàng gửi bán
chế biến xong nhập kho Kết chuyển gửi bán xác định tiêu thụ
155, 156
Hàng gửi bán Xuất
621,623… 133 nhập lại kho bán,
NVL xuất dùng không sử Thuế GTGT 111, 112, 331… trao
dụng hết nhập lại kho (nếu có) đổi
Giảm giá vật tư mua vào,
222, 223 trả lại vật tư cho người bán,
Thu hồi vốn góp vào công chiết khấu thương mại
ty liên kết, cơ sở kinh doanh 156
đồng kiểm soát 222, 223
Xuất kho đầu tư vào công ty liên kết,
cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát
338 138
Phát hiện thừa khi Phát hiện thiếu khi
kiểm kê chờ xử lý kiểm kê chờ xử lý
155,156
Thu hồi vốn góp vào công ty Xuất kho đầu tư vào công ty liên kết
liên kết, cơ sở kinh doanh cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát
đồng kiểm soát
Sơ đồ 1.2. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Kết chuyển giá trị HTK Kết chuyển giá trị sản phẩm
cuối kỳ dở dang cuối kỳ
151, 152, 153
156, 157, 158 611 111, 112… 154 631 138, 611
Kết chuyển giá trị Giảm giá hàng mua Kết chuyển giá
HTK đầu kỳ hàng mua trả lại trị sản phẩm dở các khoản
Đào Thị Nhung Lớp Kiểm toán 46B
Luận văn tốt nghiệp 9 Khoa Kế toán
chiết khấu thương mại dang đầu kỳ làm giảm
111, 112… 133
Vật tư, hàng hoá về (nếu có) 632
nhập kho trong kỳ 621, 623… Giá thành
133 Cuối kỳ, kết chuyển giá trị vật tư Kết chuyển sản phẩm
Thuế GTGT xuất dùng 142, 242 chi phí hoàn thành
(nếu có) Xuất công cụ, dụng cụ loại Phân bổ trong kỳ
phân bổ nhiều lần
622
Kết chuyển CPNCTT
Cuối kỳ, kết chuyển giá trị hàng hoá xuất bán, trao đổi…
155
Kết chuyển giá vốn thành phẩm, hàng hoá gửi bán chưa xác định là tiêu thụ tồn đầu kỳ
Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn thành phẩm tồn cuối kỳ,
hàng gửi bán chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ
1.1.4. Các chức năng của chu trình hàng tồn kho
Các chức năng chủ yếu có liên quan trực tiếp đến HTK bao gồm chức năng mua
hàng, nhận hàng, lưu kho, xuất kho, sản xuất và vận chuyển hàng đi tiêu thụ. Ngoài ra,
chức năng của chu trình HTK còn có chức năng ghi sổ trong đó gồm ghi sổ đối với chi phí
sản xuất và ghi sổ về hàng lưu kho.
Chức năng mua hàng
Mỗi DN cần phải tổ chức ra một phòng riêng biệt chuyên thực hiện nghiệp vụ mua
hàng nhưng quyền quyết định mua hàng phải được tách biệt với phòng đó. Các chức năng
mua hàng, nhận hàng và ghi sổ HTK phải được cách ly trách nhiệm cho các phòng ban
khác nhau.
Việc mua hàng được xuất phát từ nhu cầu thực sự của doanh nghiệp, thể hiện trên
phiếu yêu cầu mua. Phiếu yêu cầu mua này phải được kiểm tra và thông qua bởi cấp có
thẩm quyền về sự hợp lý và tính có thật của nhu cầu mua. Phiếu yêu cầu mua được chuyển
tới phòng thu mua để có căn cứ chuẩn bị lập đơn mua hàng. Đơn mua hàng được lập có
nêu rõ số lượng, chủng loại, quy cách sản phẩm hàng hoá và dịch vụ yêu cầu.
Đào Thị Nhung Lớp Kiểm toán 46B
Luận văn tốt nghiệp 10 Khoa Kế toán
Chức năng nhận hàng
Tất cả các hàng hoá, vật tư mua về đều phải giao cho phòng nhận hàng kiểm tra.
Phòng này phải độc lập với các phòng mua hàng, phòng lưu hàng và phòng vận chuyển.
Phòng nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách hàng
mua. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện ra bất cứ sai khác nào giữa hoá đơn với hàng
thực nhập cần được thông báo bằng văn bản.
Chức năng lưu kho
Vật tư, hàng hoá sau khi được kiểm tra về chất lượng, số lượng sẽ được nhập kho.
Mỗi khi nhập kho, thủ kho phải lập Phiếu nhập kho và sau đó, bộ phận kho phải thông
báo cho Phòng Kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho.
Chức năng xuất vật tư, hàng hoá
Việc xuất hàng trong kho được căn cứ vào Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, hàng hoá
đã được phê duyệt từ các bộ phận sử dụng. Phiếu yêu cầu này thường được lập làm 3 liên
do các bộ phận yêu cầu sử dụng vật tư, bộ phận kho và Phòng Kế toán giữ. Để nhằm hạn
chế việc viết phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, hàng hoá cho mục đích không rõ ràng, một số
đơn vị thiết kế các chính sách kiểm soát bằng việc yêu cầu tất cả các phiếu yêu cầu phải
được lập dựa trên một đơn đặt hàng sản xuất, hoặc đơn đặt hàng của khách hàng.
Sau khi phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, hàng hoá được chấp nhận, thủ kho tiến hành
cho xuất hàng và lập phiếu xuất kho.
Chức năng sản xuất
Việc sản xuất cần phải được kiểm soát chặt chẽ bằng kế hoạch và lịch trình sản
xuất nhằm bảo đảm rằng công ty sẽ sản xuất những hàng hoá đáp ứng đúng nhu cầu của
khách hàng, tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá hoặc khó tiêu thụ đối với một số hàng hoá cụ
thể, đồng thời giúp công ty bảo đảm về việc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố đầu vào như
nguyên vật liệu và nhân công cho yêu cầu sản xuất trong kỳ.
Trong quá trình sản xuất, việc theo dõi tình hình sản xuất được phân công cho
người giám sát sản xuất. Sản phẩm hoàn thành trước khi cho nhập kho hoặc chuyển đi tiêu
Đào Thị Nhung Lớp Kiểm toán 46B
Luận văn tốt nghiệp 11 Khoa Kế toán
thụ luôn được qua khâu kiểm định chất lượng nhằm phát hiện ra những sản phẩm hỏng, lỗi
không đạt các thông số kĩ thuật theo yêu cầu.
Chức năng lưu kho thành phẩm
Sau khi được kiểm định chất lượng, sản phẩm hoàn thành sẽ cho nhập kho để lưu
trữ chờ bán. Trong doanh nghiệp sản xuất, kho nguyên vật liệu và kho thành phẩm nên
tách biệt nhau để phục vụ cho hoạt động tổ chức và quản lý.
Chức năng xuất kho thành phẩm và vận chuyển hàng để tiêu thụ
Việc xuất thành phẩm được thực hiện dựa trên cơ sở là các đơn đặt hàng của khách
hàng đã được phê chuẩn bởi Phòng Kiểm soát tín dụng của đơn vị. Khi xuất kho thành
phẩm, thủ kho phải lập Phiếu xuất kho. Phiếu vận chuyển hàng sẽ được bộ phận vận
chuyển lập làm 3 liên, liên thứ nhất lưu tại Phòng tiếp vận để làm chứng từ minh chứng
về việc vận chuyển; liên thứ 2 sẽ được gửi tới Phòng Tiêu thụ hoặc Bộ phận tính tiền
kèm theo đơn đặt mua hàng của khách hàng; liên thứ 2 sẽ được đính kèm bên ngoài bao
kiện của hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
1.1.5. Mục tiêu kiểm toán đối với chu trình hàng tồn kho
Mục tiêu kiểm toán chu trình HTK giúp xác định tính hiện hữu, tính trọn vẹn của
HTK, quyền của đơn vị đối với HTK đã ghi sổ cũng như khẳng định tính chính xác và
đúng đắn của các con số trên sổ sách kế toán về HTK và đảm bảo sự trình bày và khai
báo về HTK là hợp lý, đồng thời giúp đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với HTK.
Bảng 1.1. Mục tiêu kiểm toán chu trình hàng tồn kho
Cơ sở
dẫn liệu
Mục tiêu đối với nghiệp vụ HTK Mục tiêu đối với số dư HTK
Sự hiện
hữu (phát
sinh)
- Các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ
thể hiện số hàng hoá được mua trong
kỳ.
- Các nghiệp vụ kết chuyển hàng đã
ghi sổ đại diện cho số HTK được
chuyển từ nơi này sang nơi khác hoặc
từ loại này sang loại khác.
- Toàn bộ HTK phản ánh trên
bảng cân đối kế toán là thực sự
tồn tại.
- Toàn bộ HTK là các mặt hàng
dự trữ cho một kỳ kinh doanh
bình thường.
Đào Thị Nhung Lớp Kiểm toán 46B
Luận văn tốt nghiệp 12 Khoa Kế toán
- Các nghiệp vụ kết chuyển hàng hoá
đã ghi sổ đại diện cho số HTK đã xuất
bán trong kỳ.
Tính trọn
vẹn (đầy
đủ)
Tất cả các nghiệp vụ mua, kết chuyển
và thiêu thụ HTK xảy ra trong kỳ đều
đã được phản ánh trên sổ sách, báo cáo
kế toán.
Khoản mục HTK bao gồm toàn
bộ sản phẩm, hàng hoá, nguyên
vật liệu tại kho, đang vận chuyển
hoặc gửi tại kho bên ngoài tại thời
điểm lập BCTC.
Quyền
và nghĩa
vụ
Trong kỳ, DN có quyền đối với số
HTK đã ghi sổ.
Đơn vị có quyền sở hữu hợp pháp
đối với HTK tại thời điểm lập
BCTC.
Đo lường
và tính
giá
Chi phí NVL và hàng hoá thu mua, giá
thành sản phẩm, sản phẩm dở dang
phải được xác định chính xác và phù
hợp với quy định của chế độ kế toán
và nguyên tắc kế toán chung được thừa
nhận.
HTK được phản ánh theo đúng
giá phí hoặc giá trị có thể thực
hiện được và tuân theo các
nguyên tắc chung được thừa nhận.
Trình
bày và
khai báo
Các nghiệp vụ liên quan tới HTK phải
được xác định và phân loại đúng đắn
trên hệ thống báo cáo tài chính.
HTK được phản ánh đúng theo
các khoản mục chính của tài sản
lưu động và cơ sở định giá được
trình bày một cách thích hợp.
1.2. Quy trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính
Quy trình kiểm toán chu trình HTK trong kiểm toán BCTC cũng giống như quy
trình kiểm toán các chu trình, phần hành khác đều có 3 giai đoạn: lập kế hoạch kiểm
toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán.
1.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
Quy trình kiểm toán bắt đầu khi KTV thực hiện các công việc để chuẩn bị lập kế
hoạch kiểm toán báo gồm: đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán và ký kết hợp đồng
kiểm toán với khách hàng.
Đào Thị Nhung Lớp Kiểm toán 46B
Luận văn tốt nghiệp 13 Khoa Kế toán
- Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán: Để đưa ra quyết định chấp nhận kiểm
toán thì KTV phải xem xét tính liêm chính của ban quản trị DN khách hàng, tính độc lập
và khả năng phục vụ tốt khách hàng.
Tính liêm chính của ban quản trị là bộ phận cấu thành then chốt của môi trường
kiểm soát, đây là nền tảng cho tất cả các bộ phận khác của HTKSNB. Vì vậy, tính liêm
chính của ban quản trị rất quan trọng đối với quy trình kiểm toán bởi Ban quản trị có thể
phản ánh sai các nghiệp vụ về HTK hoặc dấu diếm các thông tin liên quan tới HTK dẫn
tới các sai sót trọng yếu trên BCTC. Hơn nữa, nếu Ban quản trị thiếu liêm chính, KTV
không thể dựa vào bất kì bản giải trình nào của Ban quản trị cũng như không thể dựa vào
các sổ sách kế toán. Điều đó có thể dẫn đến kết luận của KTV rằng cuộc kiểm toán
không thể thực hiện được.
Khi đánh giá có chấp nhận khách hàng hay không, công ty kiểm toán cũng cần
xác định khả năng có thể kiểm toán của khách hàng cũng như khả năng phục vụ khách
hàng tốt hay không.
- Hợp đồng kiểm toán: Sau khi đã quyết định chấp nhận kiểm toán cho khách
hàng, công ty kiểm toán tiến hành ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng.
Bước 2: Thu thập thông tin về ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách
hàng
Trong bước công việc này, KTV thu thập những thông tin về nền kinh tế, lĩnh vực
hoạt động của đơn vị kiểm toán,… từ đí tìm hiểu về tình hình, đặc điểm HTK của khách
hàng như: các loại sản phẩm dịch vụ DN sản xuất và cung cấp, hệ thống dây truyền công
nghệ, đặc điểm kỹ thuật, điều kiệm bảo quản lưu giữ HTK…
KTV có thể có được hiểu biết này qua việc nghiên cứu sách báo, tạp trí chuyên
ngành…, qua việc trao đổi với những KTV đã tiến hành kiểm toán cho khách hàng
những năm trước. Ngoài ra, hồ sơ kiểm toán năm trước thường chứa đựng nhiều thông
tin về tình hình hoạt động kinh doanh của DN, ngành nghề kinh doanh và hoạt động chủ
yếu… KTV sẽ tìm thấy những thông tin hữu ích cho việc kiểm toán chu trình HTK
những hồ sơ kiểm toán này.
Bước 3: Thực hiện thủ tục phân tích
Đào Thị Nhung Lớp Kiểm toán 46B
Luận văn tốt nghiệp 14 Khoa Kế toán
Thủ tục phân tích sử dụng trong giai đoạn lập kế hoạch giúp KTV xác định bản
chất, nội dung các thủ tục kiểm toán, thời gian và phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm
toán.
Các thủ tục phân tích KTV thực hiện bao gồm phân tích ngang và phân tích dọc.
Phân tích ngang: KTV tiến hành so sánh số liệu lỳ này với kỳ trước của cùng một
chỉ tiêu có liên quan tới HTK như chỉ tiêu doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, lợi nhuận
gộp, tổng giá trị HTK cuối kỳ; so sánh số liệu của công ty khách hàng với số liệu bình
quân của ngành… từ đó đánh giá tính hợp lý của xu hướng biến động của các chỉ tiêu
này.
Phân tích dọc: là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các tỷ lệ tương quan của
các chỉ tiêu khác nhau của hàng tồn kho.
Các tỷ suất quan trọng mà KTV thường hay sử dụng trong kiểm toán chu trình
HTK bao gồm:
- Tỷ lệ vòng quay HTK:
Tỷ lệ vòng quay HTK =
Tổng giá vốn hàng bán
Bình quân hàng tồn kho
- Thời gian một vòng luân chuyển HTK:
Thời gian một vòng luân
chuyển HTK
=
365
Tỷ lệ vòng quay HTK
- Tỷ lệ lãi gộp:
Tỷ lệ lãi gộp =
Tổng lãi gộp
Tổng doanh thu
Bước 4: Đánh giá trọng yếu và rủi ro
Trong bước công việc này, KTV dựa vào mức độ trọng yếu của toàn bộ BCTC để
xác định mức trọng yếu cho khoản mục HTK. Mức ước lượng ban đầu này về tính trọng
yếu sẽ là căn cứ giúp KTV lập kế hoạch thu thập bằng chứng kiểm toán thích hợp.
Trên cơ sở mức trọng yếu được xác định, KTV đánh giá khả năng xảy ra sai sót
trọng yếu với khoản mục HTK để phục vụ cho việc thiết kế các thủ tục kiểm toán và xây
Đào Thị Nhung Lớp Kiểm toán 46B
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét